エステサロンの予約管理術！ダブルブッキングをさせない仕組みを作ろう！

こんにちは、レディチアです(^_^)♪

突然ですがあなたのエステサロンでは予約管理はどうやっていますか？

繁忙期やキャンペーン時に予約が重なって、

当日ダブルブッキングでお客様からクレームになってことありませんか？

実はわたしも以前予約の管理がずさんで、

ダブルブッキングや予約忘れでお客様から怒られてしまったことがあったんです...

そのときは冷や汗モノでひたすら謝罪を続けて大きなクレームにはならなかったんですが、

こういうミスが起こらないようにある提案をしたいと思います。

まず今回お伝えしたいことをまとめると

となります。

もし予約の管理でお困りのことがあれば、これからお話することをぜひ参考にしてくださいね⭐️

 

予約管理はアプリが便利

予約管理をするなら便利なのは専用の予約管理アプリになります。

予約管理がしっかりしているシステムを使うのをおすすめします。

どうしても人間のみで予約のすべてを管理するとなると難しいことが多いです。

そのために、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの顧客予約管理システムを使用すれば効率良く日々の状況を把握できます。

 

なぜルールが必要なの？

もう1つ重要なのが予約を受けたあとのルール作りになります。

そのための予約時においてのルール作りを決めておきましょう。

詳しく説明すると、予約管理に関して言うと専用のアプリを使えばOKではないんですよね。

なぜかと言うと、

予約を受けるときに予約フォームがあってお客様がそこに記入して、

それがシステムに自動で反映されるとミスはなくなるかもしれません。

でもそういう予約管理システムではなく、

だいたいみなさんが使っているのが予約を受けた人がシステムに入力していくタイプです。

大きい小さい関係なく、ミスはそこで起きてしまいます。

 

どんなミスが起こりやすいのか？

ではどんなミスが起こるか考えてみましょう。

先ほども少し書きましたけど、人為的なミスが起こる可能性があります。

例えば...

LINEでの予約の問い合わせがあるとします。

そのLINEを既読はしたときに後で確認の返信をしようと思っていたら忘れてしまったようなミス。

こうなってしまうと、お客様は予約ができていると思って当日サロンにやって来てしまったらどうなるでしょう？

受付で名前を伝えられてもこちらの予約には反映されていない...これではトラブルになるしサロンの信用もガタ落ち...

また予約の確認での返信を済ませていても、システムに入力し忘れても同じことが起こります。

どの段階で返信して予約を確定させるのか、またはいつ予約管理アプリに入力をするのか。

どんなルールを作るべき？

では次にルールの決め方について書いていきます。あくまでも一例です。

ここまで読んでもらえれば予約管理アプリを導入だけでは不十分で、それをうまく運用するためにはルール作りが重要だとわかってもらえたと思います。

そしてそのルールをしっかりみんなで共有すれば、ダブルブッキングがしなくなったり、ミスコミュニケーションが生まれなくなります。

例えて言うなら、

ここまできちんと決めておきましょう。

 

問い合わせがあれば既読した人が返信する(そのままにしない)

LINEでもメールでも、電話でも問い合わせがあり予約まで完了していない場合は、予約管理システムに「問い合わせ中(担当：名前)」と入力します。

その入力は担当(既読)した人が行うようにします。

LINEで多いミスの話ですが、既読した後に後から返信と考えていたら忙しくて忘れてしまうことがあります。

しかも既読と付いているだけでは誰が読んだのか、またその後の状況が不明ですよね。

なので既読にしたタイミングで返信します。

どうしても忙しい時はまず読まないようにまでルールを作っておきましょう。

 

予約依頼が来たらその場で空き状況を確認

予約依頼が来たらその場で空き状況を確認して予約完了の返信まで入れてしまう。

すぐに予約完了までもっていくのは時間の省略になります。

予約依頼が来たら必ず最優先で空き状況を確認して予約完了しました、と返信をすること。

そして担当したものがシステムに入力です。

何度もやり取りするとその都度ミスが起こるかもしれないし、

お客様は予約をしたいからLINEを送ってるので次の返信で完了と送ってあげましょう。

コミュニケーションコストと時間のコストはみなさんが考えている以上に貴重なリソースなんですよ。

また注意事項などがあればすぐにシステムに入力して、誰でもその情報が共有できるように。

 

エステサロンの予約管理術！ダブルブッキングをさせない仕組みを作ろう！まとめ

忙しくなってくると、予約のダブルブッキングや管理不足でトラブルになってしまいます。

そのために今回お伝えしたような以下のことを実践してみてください。

そうすることで予約をシステム化し、仕事上での大事な予約関連のミスも減らせますよね。

この記事では”エステサロンの予約管理術！ダブルブッキングをさせない仕組みを作ろう！”について、まとめました。具体的なことも書きましたが、私のサロンだとどうなんだろう？と迷う方もいらっしゃるかもしれません。そんな方はLINEに登録してご相談くださいね☆

レディチアでは、自身の失敗経験や成功経験を踏まえて、少しでも多くのサロンオーナーさんにさまざまな情報をお届けしたいと思っております♪

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